Betalingsherinnering

Elke ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met onbetaalde facturen. In zo’n geval is het

verstandig om een betalingsherinnering te sturen. Dit is een vriendelijke herinnering aan de

klant dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een formele en vriendelijke schriftelijke mededeling waarin de

debiteur wordt gevraagd om een openstaande factuur te betalen. Dit document wordt

meestal verstuurd kort nadat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken, zonder dat er

direct extra kosten in rekening worden gebracht. Het doel van een betalingsherinnering is

om de klant subtiel te herinneren aan de betaling zonder de relatie onder druk te zetten.

Het verschil met een aanmaning is dat een aanmaning vaak strenger van toon is en

vermeldingen bijkomende kosten of juridische stappen kan bevatten wanneer de factuur nog

steeds niet betaald wordt.

Herinnering factuur versturen

Een betalingsherinnering wordt doorgaans binnen enkele dagen na het verstrijken van de

betalingstermijn verstuurd. Het is van belang om snel te handelen om verdere vertraging te

voorkomen. In de herinnering geef je de debiteur meestal een korte nieuwe termijn voor

betaling, vaak tussen de vijf en tien dagen. Deze periode biedt de klant voldoende tijd om de

betaling alsnog te voldoen, zonder dat de kwestie te lang blijft liggen. Hoe lang je precies

wacht, hangt af van de klantrelatie en het openstaande bedrag.

Een te lange termijn kan namelijk het risico vergroten dat de klant de herinnering negeert of

verder uitstelt, terwijl een te korte termijn juist onredelijk kan overkomen en de relatie kan

schaden.

Voorbeeld betalingsherinnering:

Zie hier de voorbeeldbrief.

Tips voor een effectieve betalingsherinnering

Een succesvolle betalingsherinnering vereist zorgvuldigheid en tact. Hier zijn enkele tips om

ervoor te zorgen dat je herinnering zo effectief mogelijk is:

1. Stuur op tijd: Zorg dat je de herinnering kort na het verstrijken van de

betalingstermijn verstuurt, zodat de factuur nog vers in het geheugen van de klant

ligt.

2. Gebruik een vriendelijke toon: Een vriendelijke benadering is cruciaal, zeker in de

eerste herinnering. Een harde toon kan de relatie met de klant schaden, terwijl een

vriendelijke benadering de kans vergroot dat de klant positief reageert.

3. Voeg de factuur toe: Het is verstandig om de originele factuur bij te voegen of een

duidelijke verwijzing naar de factuur te maken. Dit maakt het makkelijker voor de

klant om snel actie te ondernemen zonder dat hij de details opnieuw hoeft op te

zoeken.

4. Houd een korte betalingstermijn aan: Vraag de klant om de betaling binnen enkele

dagen (bijvoorbeeld vijf dagen) te voldoen. Dit creëert een gevoel van urgentie, maar

blijft redelijk.

Door deze stappen te volgen, verhoog je de kans dat de factuur snel wordt betaald en

voorkom je verdere vertragingen.

Heeft u hulp nodig bij het innen van openstaande facturen? Wij staan voor u klaar met onze

incassoservice, gerechtsdeurwaardersdienst en professioneel juridisch advies. Of het nu

gaat om een enkele onbetaalde factuur of meerdere openstaande betalingen, AGIN Otten

begeleidt u door het gehele proces en biedt op maat gemaakte oplossingen. Neem contact

met ons op voor deskundige ondersteuning bij het innen van uw vorderingen en om te

zorgen dat u krijgt waar u recht op heeft.

Op zoek naar meer informatie? Bekijk artikel: Tips voor een aanmaningsbrief en wanneer mag u een aanmaning versturen?